Software prenotazioni ristorante gratis: piani reali e limiti (2026)

«Gratis» è la parola più usata e meno spiegata del settore. Questa guida elenca i piani gratuiti davvero esistenti dei software di prenotazione, quanti coperti o prenotazioni coprono, quali funzioni restano bloccate e quando il gratis basta davvero — con i numeri dichiarati dai fornitori, senza sorvolare sui limiti.

1. Cosa significa (davvero) “gratis”

Nel software per ristoranti “gratis” indica tre offerte molto diverse tra loro. Confonderle è il modo più rapido per perdere una settimana:

• Prova gratuita: tutte le funzioni attive per un periodo fisso — 5 giorni per PrenotUP, 14 giorni per Eat App — di solito senza carta di credito. Finisce e basta: non è un piano, è un test.
• Freemium perpetuo: il piano gratuito non scade mai, ma ha un tetto numerico (prenotazioni o coperti al mese) e funzioni bloccate. È l'offerta gratuita più onesta, a condizione di leggere il tetto prima, non dopo.
• Piano d'ingresso gratuito: un piano base gratis senza limite di tempo che include le funzioni minime (widget, agenda, notifiche) ma esclude tutto ciò che genera valore — dove il fornitore guadagna.

La domanda giusta non è “esiste un piano gratis?” — esistono — ma: quale funzione ha il limite, e quella funzione è la mia? Nei free plan dei player la risposta è quasi sempre la stessa: il tetto sta sulla prenotazione online, cioè sul motore che trasforma un ristorante sconosciuto in tavoli occupati.

2. I piani gratuiti dei player, con i numeri dichiarati

Questi sono i free plan reali sul mercato italiano, con i limiti dichiarati sui siti ufficiali:

Tre letture utili della tabella. Prima: 30 prenotazioni al mese sono circa una serata media di un locale piccolo — il piano gratuito di PrenotazioneInCloud va pensato come gestionale di sala con la prenotazione online in assaggio. Seconda: Tableo misura in coperti e non in prenotazioni (una tavolata da 4 è 4 coperti, non 1 prenotazione): 100 coperti/mese sono meno di quanto sembrino per chi fa due turni. Terza: sul piano gratuito di Resmio non è pubblicato un tetto numerico, ma le funzioni che servono a una sala vera (gestore dei tavoli, Prenota con Google, promemoria email) stanno nel Premium — con contratto minimo di 12 mesi.

Per un confronto voce per voce con numeri e condizioni complete:PrenotazioneInCloud, Tableo e Resmio hanno pagine dedicate con listini e clausole analizzati in dettaglio.

3. I 5 limiti tipici dei free plan

Oltre al cap numerico, questi sono i vincoli che ricompaiono in quasi tutti i piani gratuiti del settore:

• Il cap cade sulle prenotazioni online: quando lo superi, il canale si spegne esattamente nei fine settimana in cui la sala si riempie. Il gratis si ferma dove inizia la domanda.
• Zero WhatsApp e Instagram presidiati: in nessun free plan dei player c'è un chatbot che risponde e completa la prenotazione sulle chat — il canale dove la maggior parte dei clienti italiani chiede un tavolo. Le richieste restano da gestire a mano in sala.
• Promemoria e no-show fuori: i promemoria automatici sono quasi sempre nel piano a pagamento. È il limite più costoso in assoluto: il no-show ti costa la tavolata intera, molto più del canone che non paghi.
• Niente CRM: storico, preferenze e allergie del cliente sono funzioni premium. Senza memoria il cliente abituale è solo un altro nome sul quaderno.
• Supporto email e upgrade vincolati: nel free il supporto resta di base e, come nel caso Resmio, il salto al piano completo può portare dentro un contratto di 12 mesi con add-on venduti a parte.

4. Quando il gratis basta (e quando no)

Il gratis basta quando: fai meno di 30 prenotazioni al mese (il caso PrenotazioneInCloud), sei in avvio e vuoi digitalizzare sala e anagrafica prima di investire, oppure hai un locale stagionale che nei mesi morti non tocca mai il tetto. In questi scenari il freemium è una scelta razionale, non un ripiego.

Il gratis non basta quando: il servizio del sabato da solo supera il cap mensile, le prenotazioni arrivano su WhatsApp e nessuno le presidia mentre sei in sala, o i no-show mangiano più coperti del costo del canone. In quest'ultimo caso la conta è semplice: una tavolata media persa a sera per mancate conferme vale più di qualsiasi abbonamento — le leve per ridurre i no-show (promemoria, conferme, caparre) stanno proprio nelle funzioni che i free plan tengono bloccate, e il funzionamento dei promemoria automatici delle prenotazioni è ciò che li rende efficaci.

Il percorso onesto è iniziare gratis misurando: quanti arrivi superano il tetto, su quale canale scrivono i clienti, quanti tavoli vuoti lascia il no-show. Se dopo un mese di dati il gratis regge, hai risparmiato davvero. Se non regge, il passaggio a un gestionale a canone fisso senza commissioni si decide con i numeri in mano, non con la frustrazione.

5. Domande frequenti

Esiste davvero un software prenotazioni ristorante gratis?

Sì: PrenotazioneInCloud (gratis per sempre, 30 prenotazioni/mese), Tableo (Freemium fino a 100 coperti/mese) e Resmio (BASIC gratuito permanente) sono offerte gratuite genuine, non prove. Da verificare prima di iscriversi: quale funzione resta bloccata — di norma la prenotazione online illimitata.

Quante prenotazioni al mese copre un piano gratuito?

PrenotazioneInCloud conta 30 prenotazioni al mese (primo mese senza limiti), Tableo arriva a 100 coperti al mese, Resmio non dichiara numeri sul BASIC. Per capire se basta, paragona il tetto ai coperti del tuo fine settimana più pieno, non alla media mensile: 30 prenotazioni sono una sola serata media.

Qual è il miglior software di prenotazione gratuito?

Dipende dal volume: sotto le 30 prenotazioni/mese il piano di PrenotazioneInCloud copre il bisogno reale; fino a 100 coperti/mese il Freemium di Tableo è il più capiente; oltre, il costo vero del gratis diventa la prenotazione che non riesci a ricevere online — e un canone fisso conviene.

Perché i piani gratuiti hanno dei limiti?

Modello freemium: il piano gratis fa provare il gestionale (sala, tavoli, clienti) senza rischi, mentre la funzione che genera valore — prenotazioni online illimitate, promemoria, Prenota con Google — resta a pagamento. Nessun limite è casuale: protegge esattamente ciò che, cresciuto il volume, comprerai.

Quali funzioni mancano quasi sempre nei free plan?

Cinque: prenotazioni online illimitate, canale WhatsApp e Instagram con chatbot, promemoria automatici anti no-show, Prenota con Google, CRM completo. Il supporto resta quasi sempre solo email.

Conviene iniziare gratis e passare al canone dopo?

Sì, come percorso: prova o freemium servono a testare senza investire. Con una regola: misura dal primo giorno quanti arrivi superano il cap e su quale canale scrivono i clienti. Se prenotano su WhatsApp — il canale dei clienti italiani — nessun free plan dei player copre quel canale, e il gratis rinvia solo il problema.

In sintesi: il gratis nel software di prenotazione è reale ma ha una forma precisa: tetti numerici sulle prenotazioni online e canali chat esclusi. Se il tuo volume sta sotto il tetto, è un'occasione legittima. Se il tuo problema sono le chat e i no-show, nessun free plan lo risolve — e la scelta giusta è un canone fisso che includa tutto, senza commissioni che crescano con i coperti.